اتوماسیون مدیریت پروژه با هوش مصنوعی و Airtable

عامل هوش مصنوعی برای مدیریت پروژه و پیگیری جلسات با Airtable و Fireflies

این گردش کار، مدیریت پروژه و پیگیری جلسات را با ادغام رونوشت‌های جلسات Fireflies، استخراج وظایف مبتنی بر هوش مصنوعی، ایجاد وظایف در Airtable، اطلاع‌رسانی به مشتریان از طریق ایمیل و زمان‌بندی تماس‌های پیگیری با Google Calendar خودکار می‌کند. این سیستم برای مدیران پروژه، رهبران تیم و صاحبان مشاغل طراحی شده است که به دنبال تبدیل بحث‌های جلسه به وظایف عملی و ساده‌سازی ارتباطات و زمان‌بندی هستند.

شما می‌توانید این گردش کار و موارد دیگر را در کاتالوگ Axeto بیابید: Axeto.ai/n8n

نمای کلی گردش کار

این گردش کار به بلوک‌های منطقی مجزا تقسیم شده است:

1. دریافت وب‌هوک و بازیابی داده‌های جلسه: رویدادهای تکمیل جلسه را از Fireflies از طریق وب‌هوک دریافت می‌کند و محتوای دقیق جلسه، از جمله رونوشت‌ها و شرکت‌کنندگان را با استفاده از API GraphQL Fireflies بازیابی می‌کند.

2. پردازش هوش مصنوعی و استخراج وظایف: از یک عامل هوش مصنوعی (Langchain با OpenAI GPT-4o) برای تجزیه و تحلیل رونوشت‌های جلسه، شناسایی وظایف عملیاتی پروژه، تولید جزئیات وظایف، اطلاع‌رسانی به مشتریان و تعیین نیاز به تماس‌های پیگیری استفاده می‌کند.

3. ایجاد وظیفه در Airtable: رکوردهای وظایف ساختاریافته را در Airtable بر اساس خروجی هوش مصنوعی ایجاد می‌کند و اطمینان می‌دهد که وظایف پروژه به طور سیستماتیک ثبت می‌شوند.

4. اطلاع‌رسانی به مشتری از طریق ایمیل: شرکت‌کنندگان جلسه (به جز آغازگر گردش کار) را در مورد وظایف محول شده به آنها با استفاده از Gmail مطلع می‌کند.

5. زمان‌بندی تماس‌های پیگیری در Google Calendar: اگر هوش مصنوعی نیاز به تماس پیگیری را شناسایی کند، یک رویداد Google Calendar با کنفرانس Google Meet یکپارچه ایجاد می‌کند.

تجزیه و تحلیل گره (Node) دقیق

۱. دریافت وب‌هوک و بازیابی اطلاعات جلسه

این بخش به دریافت اولیه داده‌ها از Fireflies می‌پردازد.

• گره‌ها (Nodes):

* webhook

* httpRequest (برای API GraphQL Fireflies)

• جزئیات گره‌ها:

* Webhook

* نوع: n8n-nodes-base.webhook

* نقش: به عنوان نقطه ورود عمل می‌کند و رویدادهای تکمیل جلسه را از Fireflies از طریق درخواست HTTP POST دریافت می‌کند.

* پیکربندی: نیاز به یک مسیر منحصر به فرد و متد HTTP POST دارد.

* ورودی: یک درخواست POST ورودی از Fireflies حاوی meetingId.

* خروجی: meetingId را به گره httpRequest بعدی ارسال می‌کند.

* مشکلات احتمالی: بار داده وب‌هوک نامعتبر، خطاهای احراز هویت در صورت محدود کردن دسترسی توسط Fireflies، مهلت زمانی شبکه.

* دریافت محتوای جلسه (درخواست HTTP)

* نوع: n8n-nodes-base.httpRequest

* نقش: اطلاعات دقیق جلسه، از جمله رونوشت، شرکت‌کنندگان، سخنرانان و خلاصه را از API Fireflies دریافت می‌کند.

* پیکربندی:

* URL: https://api.fireflies.ai/graphql

* متد: POST

* بدنه (Body): یک کوئری GraphQL که از meetingId دریافتی از وب‌هوک به عنوان یک متغیر استفاده می‌کند.

* هدرها (Headers): نیاز به هدر Authorization با توکن Bearer (کلید API Fireflies شما) دارد.

* ورودی: meetingId از گره Webhook.

* خروجی: یک شیء JSON حاوی داده‌های دقیق جلسه، آماده برای پردازش هوش مصنوعی.

* موارد مرزی (Edge Cases): کلید API نامعتبر، محدودیت‌های نرخ API، خرابی‌های شبکه، داده‌های رونوشت گمشده.

* یادداشت چسبان (Sticky Note): یادآوری برای جایگزینی کلید API Fireflies با کلید واقعی شما.

۲. پردازش هوش مصنوعی و استخراج وظایف

این بلوک از هوش مصنوعی برای تجزیه و تحلیل محتوای جلسه و تعیین اقدامات لازم استفاده می‌کند.

• گره‌ها (Nodes):

* @n8n/n8n-nodes-langchain.agent

* @n8n/n8n-nodes-langchain.lmChatOpenAi

* @n8n/n8n-nodes-langchain.toolWorkflow (برای ایجاد وظیفه)

* n8n-nodes-base.gmailTool (برای اعلان‌های ایمیلی)

* n8n-nodes-base.googleCalendarTool (برای زمان‌بندی رویداد)

• جزئیات گره‌ها:

* AI Agent

* نوع: @n8n/n8n-nodes-langchain.agent

* نقش: تجزیه و تحلیل هوش مصنوعی را هماهنگ می‌کند. داده‌های جلسه را تفسیر کرده و تصمیم می‌گیرد کدام ابزارها (ایجاد وظیفه، ایمیل، تقویم) را فراخوانی کند.

* پیکربندی:

* متن ورودی (Input Text): عنوان جلسه، شرکت‌کنندگان، جملات کامل رونوشت و خلاصه‌ای به صورت لیست گلوله‌ای را ترکیب می‌کند.

* نوع عامل (Agent Type): به عنوان یک عامل توابع OpenAI با استفاده از مدل GPT-4o پیکربندی شده است.

* پیام سیستمی (System Message): به هوش مصنوعی دستور می‌دهد تا:

1. اگر عنوان جلسه حاوی "project" باشد، رونوشت را تجزیه و تحلیل کند.

2. از ابزار "Create Tasks" برای تولید وظایف استفاده کند.

3. از ابزار "Notify Client About Tasks" برای ارسال اعلان‌ها استفاده کند.

4. در صورت نیاز به زمان‌بندی تماس پیگیری، از ابزار "Create Event" استفاده کند.

* تاریخ فعلی را به صورت پویا شامل می‌شود.

* ورودی: JSON داده‌های دقیق جلسه از گره "Get Meeting Content".

* خروجی: گردش کارهای ابزار مناسب را بر اساس تجزیه و تحلیل هوش مصنوعی راه‌اندازی می‌کند.

* مشکلات احتمالی: خرابی API مدل هوش مصنوعی، داده‌های ورودی نامعتبر، محتوای غیرمنتظره رونوشت.

* یادداشت چسبان (Sticky Note): سناریوی عامل هوش مصنوعی را توضیح می‌دهد و برای راه‌اندازی اتصال OpenAI درخواست می‌کند.

* مدل چت OpenAI

* نوع: @n8n/n8n-nodes-langchain.lmChatOpenAi

* نقش: قابلیت‌های مدل زبان را برای عامل هوش مصنوعی فراهم می‌کند.

* پیکربندی: از مدل GPT-4o استفاده می‌کند.

* اعتبارنامه‌ها (Credentials): نیاز به کلید API OpenAI شما دارد.

* ورودی: دستورالعمل‌ها و داده‌ها را از گره AI Agent دریافت می‌کند.

* خروجی: پاسخ‌های مدل هوش مصنوعی را به AI Agent بازمی‌گرداند.

* موارد مرزی (Edge Cases): محدودیت‌های کلید API، محدودیت نرخ، مشکلات شبکه.

* یادداشت چسبان (Sticky Note): یادآوری برای پیکربندی اتصال API OpenAI خود.

* ایجاد وظایف (گردش کار ابزار)

* نوع: @n8n/n8n-nodes-langchain.toolWorkflow

* نقش: یک گردش کار فرعی که به طور خاص برای ایجاد وظایف طراحی شده است. توسط عامل هوش مصنوعی فراخوانی می‌شود.

* پیکربندی:

* شناسه گردش کار (Workflow ID): به گردش کار فرعی مسئول ایجاد وظیفه در Airtable اشاره دارد.

* طرح‌واره ورودی (Input Schema): انتظار یک آرایه از اشیاء وظیفه را دارد که هر کدام شامل name، description، due_date، priority و یک project_name اختیاری باشد.

* دستورالعمل (Instruction): به هوش مصنوعی دستور داده می‌شود که فقط برای کاربر راه‌انداز گردش کار، وظایفی ایجاد کند و دیگران را مستثنی کند.

* ورودی: داده‌های وظیفه که توسط عامل هوش مصنوعی فراخوانی شده است.

* خروجی: اجرای گردش کار فرعی پیوند داده شده برای ایجاد وظیفه در Airtable را راه‌اندازی می‌کند.

* موارد مرزی (Edge Cases): خطاهای اعتبارسنجی طرح‌واره، فیلدهای الزامی گمشده در داده‌های وظیفه.

* یادداشت چسبان (Sticky Note): نشان می‌دهد که این گره بخشی از "سناریوی ۲" است و مربوط به ایجاد وظیفه است.

* اطلاع‌رسانی به مشتری در مورد وظایف (ابزار جیمیل)

* نوع: n8n-nodes-base.gmailTool

* نقش: اعلان‌های ایمیلی شخصی‌سازی شده را در مورد موارد اقدام به شرکت‌کنندگان جلسه ارسال می‌کند.

* پیکربندی:

* گیرنده (Recipient): به صورت پویا با استفاده از participant_email استخراج شده توسط هوش مصنوعی تنظیم می‌شود.

* بدنه پیام (Message Body): شامل خلاصه جلسه و وظایف خاص شرکت‌کننده است.

* موضوع (Subject): ثابت به عنوان "Meeting Summary".

* دستورالعمل‌ها (Instructions): به هوش مصنوعی دستور داده می‌شود که به همه شرکت‌کنندگان به جز کاربر راه‌انداز گردش کار، اطلاع‌رسانی کند.

* اعتبارنامه‌ها (Credentials): نیاز به احراز هویت OAuth2 جیمیل دارد.

* ورودی: توسط عامل هوش مصنوعی هنگام نیاز به اطلاع‌رسانی راه‌اندازی می‌شود.

* خروجی: ایمیل اطلاع‌رسانی را ارسال می‌کند.

* موارد مرزی (Edge Cases): خرابی ارسال ایمیل، آدرس‌های ایمیل نامعتبر، توکن‌های OAuth منقضی شده.

* یادداشت چسبان (Sticky Note): یادآوری برای راه‌اندازی اتصال جیمیل خود.

* ایجاد رویداد (ابزار تقویم گوگل)

* نوع: n8n-nodes-base.googleCalendarTool

* نقش: یک رویداد تقویم گوگل، از جمله پیوند Google Meet، ایجاد می‌کند، اگر هوش مصنوعی تشخیص دهد که تماس پیگیری لازم است.

* پیکربندی:

* زمان شروع/پایان (Start/End Times): به صورت پویا بر اساس خروجی هوش مصنوعی تنظیم می‌شود.

* شرکت‌کنندگان (Attendees): با ایمیل‌های مشتری ارائه شده توسط هوش مصنوعی پر می‌شود.

* خلاصه رویداد (Event Summary): از جزئیات جلسه تولید شده توسط هوش مصنوعی مشتق شده است.

* داده‌های کنفرانس (Conference Data): برای فعال کردن Google Meet برای رویداد پیکربندی شده است.

* اعتبارنامه‌ها (Credentials): نیاز به احراز هویت OAuth2 تقویم گوگل دارد.

* ورودی: توسط عامل هوش مصنوعی هنگام نیاز به زمان‌بندی رویداد پیگیری راه‌اندازی می‌شود.

* خروجی: رویداد تقویم را ایجاد می‌کند.

* موارد مرزی (Edge Cases): خطاهای API تقویم، فرمت‌های تاریخ/زمان نامعتبر، توکن‌های OAuth منقضی شده.

* یادداشت چسبان (Sticky Note): یادآوری برای راه‌اندازی اتصال تقویم گوگل خود.

۳. ایجاد وظایف در Airtable

این بخش به ذخیره‌سازی دائمی وظایف در Airtable می‌پردازد.

• گره‌ها (Nodes):

* n8n-nodes-base.executeWorkflowTrigger

* n8n-nodes-base.splitOut

* n8n-nodes-base.airtable

• جزئیات گره‌ها:

* اجرای ماشه گردش کار

* نوع: n8n-nodes-base.executeWorkflowTrigger

* نقش: این گره گردش کار فرعی برای ایجاد وظیفه را هنگام فراخوانی توسط گره گردش کار ابزار "Create Tasks" آغاز می‌کند.

* ورودی: یک آرایه از اشیاء وظیفه را از گردش کار ابزار "Create Tasks" دریافت می‌کند.

* خروجی: آرایه وظیفه را به گره splitOut ارسال می‌کند.

* مشکلات احتمالی: خطاها در طول فراخوانی ماشه.

* Split Out

* نوع: n8n-nodes-base.splitOut

* نقش: آرایه وظایف دریافتی از ماشه را به موارد وظیفه فردی تجزیه می‌کند و آنها را برای پردازش توسط گره Airtable آماده می‌کند.

* پیکربندی: داده‌ها را بر اساس فیلد query.items که حاوی آرایه وظیفه است، تقسیم می‌کند.

* ورودی: آرایه اشیاء وظیفه از گره executeWorkflowTrigger.

* خروجی: اشیاء وظیفه فردی، که هر کدام به گره airtable ارسال می‌شوند.

* موارد مرزی (Edge Cases): آرایه‌های وظیفه خالی یا نامعتبر.

* ایجاد وظیفه (Airtable)

* نوع: n8n-nodes-base.airtable

* نقش: رکوردهای جدیدی را در جدول "Tasks" Airtable مشخص شده شما ایجاد می‌کند.

* پیکربندی:

* شناسه‌های پایگاه و جدول Airtable (Airtable Base & Table IDs): باید برای مطابقت با راه‌اندازی خاص Airtable شما پیکربندی شوند.

* نگاشت ستون (Column Mapping): فیلدهای داده وظیفه ورودی (نام، پروژه، تاریخ سررسید، اولویت، توضیحات) را به ستون‌های مربوطه Airtable نگاشت می‌کند.

* Typecasting: برای اطمینان از سازگاری داده‌ها بین n8n و Airtable فعال شده است.

* اعتبارنامه‌ها (Credentials): نیاز به توکن دسترسی شخصی Airtable شما دارد.

* ورودی: داده‌های وظیفه فردی از گره splitOut.

* خروجی: تأیید ایجاد موفقیت‌آمیز رکورد Airtable.

* موارد مرزی (Edge Cases): شناسه‌های پایگاه/جدول نامعتبر، محدودیت‌های نرخ API Airtable، خطاهای اعتبارسنجی داده در Airtable.

* یادداشت چسبان (Sticky Note): یادآوری برای جایگزینی جزئیات اتصال Airtable.

۴. اطلاع‌رسانی به مشتری از طریق ایمیل

این بخش فرآیند اطلاع‌رسانی ایمیلی را شرح می‌دهد که عمدتاً توسط گره‌ای که قبلاً توضیح داده شد، مدیریت می‌شود.

• گره‌ها (Nodes):

* n8n-nodes-base.gmailTool (به عنوان "Notify Client About Tasks")

• جزئیات: برای جزئیات جامع به توضیحات گره "Notify Client About Tasks" در بخش ۲: پردازش هوش مصنوعی و استخراج وظایف مراجعه کنید.

۵. زمان‌بندی تماس‌های پیگیری در تقویم گوگل

این بخش ایجاد رویدادهای جلسه پیگیری در تقویم گوگل را پوشش می‌دهد که همچنین توسط گره‌ای که قبلاً توضیح داده شد، مدیریت می‌شود.

• گره‌ها (Nodes):

* n8n-nodes-base.googleCalendarTool (به عنوان "Create Event")

• جزئیات: برای جزئیات جامع به توضیحات گره "Create Event" در بخش ۲: پردازش هوش مصنوعی و استخراج وظایف مراجعه کنید.

جدول خلاصه